Gestión de compras e inventario

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Procesos de compra, ingreso, consumos, inventario físico y cierres de periodo del almacén.

Para realizar el cierre de períodos correctamente, ¿Qué es necesario considerar? ¿Existe algún procedimiento?

Para hacer el cierre de periodos correctamente es necesario tener las siguientes consideraciones:

  1. Asegurarse que están realizadas todas las entradas y salidas del periodo a cerrar.
  2. Luego de realizado el cierre, no se podrán hacer más movimientos de ese periodo.
  3. Todos los movimientos deben estar aprobados.
  4. No deben haberse realizado movimientos del siguiente periodo. Para prevenirlo, programe los cierres de periodo el último o primer día hábil de cada mes.
  5. Mantenga el sistema actualizado, es decir no deje retrasar los cierres, esto evita que se acumulen movimientos en el siguiente Periodo.
    Para hacer el cierre de periodos correctamente realice el siguiente procedimiento:
    Archivo/abrir/procesos/cierre de períodos:
    "Buscar", digitar o con la ayuda, selecciona la bodega (sólo la bodega) a la que le va ha hacer el cierre y "aplicar" Activa el botón "cierre" haciéndole clic.
  6. Se activan los campos para fecha inicial y final del cierre. La fecha de inicio de periodo sólo se activa la primera vez que va a realizar un cierre de periodo, en adelante siempre aparece allí el día siguiente a la fecha final de cierre anterior. Si ya se ha hecho un cierre, se habilitará sólo el campo de la fecha final, por defecto aparece la fecha del último movimiento. Esto le informará si hay movimientos posteriores (o fechas mal digitadas) al periodo que desea cerrar.
  7. Clic en "aplicar", si hay muchos movimientos puede demorar unos minutos. Cuando el sistema termina aparece un aviso que indica que el cierre se realizó satisfactoriamente.
  8. Realice los mismos pasos para las demás Bodegas.

Cuando se realiza un vales de consumo ¿Se afecta el inventario?

No, Un vale de consumo es un documento que se realiza por los empleados cuando no hay un funcionario que autorice la salida y para repuestos que son de bajo costo. Puede especificarse en esta opción si la salida es para un consumo o para una OT.

El vale permite generar un reporte para controlar que repuestos han salido de esta forma.

Al hacer el proceso de crear el vale de consumo se genera un número de salida y cuando ya se valida con un funcionario autorizado, se puede aprobar la salida por las opciones "salida por consumo" o "salida por consumo para OT", con el número que se generó al hacer el vale y en ese momento sí será afectado el inventario.

En las órdenes de compra se pueden tener observaciones individuales por cada repuesto, ¿Se podrían tener unas observaciones generales?

Sí. Es posible, con la opción que fue agregada "Inf. Adicional" ahora es posible agregar las observaciones generales que se tienen sobre la orden de compra.

¿Cómo funciona la solicitud de compra automática?

Esta opción se usa para hacer solicitudes de compra de reabastecimiento de inventario, lo que hace es consultar los repuestos cuya cantidad en existencia es igual o menor al punto mínimo fijado en el inventario.

El proceso es similar a hacer una orden de compra normal, pero se agregan tres nuevas variables:

  1. Punto máximo: si se hará la solicitud de compra para ordenar hasta completar la cantidad fijada en el punto máximo.
  2. Factor sobre el punto mínimo: si se hará la solicitud para ordenar un valor igual a la cantidad mínima.
  3. Excluir del valor a solicitar las cantidades pedidas en un periodo de tiempo anterior.

Otra diferencia será que al hacer clic en "más detalle" se consultaran todos los repuestos que cumplan con dicha condición de tener una existencia menor al punto mínimo e Infomante calculará la cantidad a solicitar.

¿Por qué cuando intento hacer el proceso de actualización de físico a teórico no funciona ?

Antes de querer actualizar un inventario teórico debe ejecutarse un proceso de actualización del inventario físico, para ello debe realizarse el proceso de conteo de cada ítem y ser registrado primero en la opción (abrir/Procesos/Actualización del físico). Luego de hacer el proceso en la opción de actualización de inventario físico a teórico.

¿Cómo se hace una reserva de inventario en Infomante, cuál es la opción?

En Infomante no hay una opción especifica para hacer reservas de inventario, un repuesto se reserva cuando se hace una salida y no se aprueba mientras se encuentre en ese estado la cantidad en esa salida no aprobada estará reservada.

¿Para qué debe hacerse el proceso de cierre de inventario?

El proceso de cierre de inventario se realiza para contabilizar después de un periodo de tiempo determinado (Generalmente mensual), cuánto inventario existe de cada repuesto en una bodega especifica una vez contabilizadas todas las entradas y todas las salidas.